觀眾邀請工作的計劃包括資料收集與整理的時間安排、不同形式邀請廣告或函件的設計安排、發送邀請的時間、經費預算等內容。
控制成本 提前邀請
觀眾邀請工作一般需要與展覽會展位銷售工作同步，專業性展覽會尤其如此。專業性展覽會收集和整理專業觀眾的信息資料，工作量較大，需要較長時間，一般應配備人員專門負責。其中，信息錄入電腦工作還須另行配備人手。
根據展覽會的性質，在明確觀眾定位和邀請形式后，便可進行邀請廣告或函件的設計工作。發送邀請的時間因展覽會性質不同而有所區別。普通觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前30天之內發送邀請，或通過媒體發布展覽會信息，或針對特定人群發送門票。媒體發布展覽會信息的頻次，向特定人群發送門票的規模，既要根據需要，也要考慮成本的負擔。
專業觀眾參觀的展覽會，一般在展覽會開幕前50-60天之內展開邀請工作。除通過媒體發布展覽會信息外，向專業觀眾郵寄的邀請函集中于展覽會開幕前20天左右時間發出，一般每隔一周發一次，需要發送兩至三次。每次郵寄邀請函的內容應有所不同，如第一次可以是請柬式邀請函，第二次可以是告知展覽會配套活動具體日程邀請函，第三次可以是附有展位平面圖的邀請函。采用電子郵件方式邀請專業觀眾，一般需要安排三次以上的發送。其每次邀請內容與郵寄邀請內容相似。在邀請函的設計上應注意體現電子郵件的特點。電子郵件邀請函的主題一定要明確，以免被互聯網的過濾軟件誤判為垃圾郵件。采用手機短訊方式邀請專業觀眾，多安排在展覽會開幕前一周和展覽會期間發送。一般需要安排三次以上的發送。手機短訊邀請的內容應簡明，一般控制在70個字左右。每次短訊邀請的內容應有所側重，邀請語言多為提示性質，旨在提醒專業觀眾及時參觀展覽會。展覽會組織機構采用電子郵件或手機短訊方式邀請專業觀眾，應通過互聯網建立或電訊網絡建立群發的平臺。
善用媒體 有的放矢
邀請普通觀眾參觀展覽會，主要是通過傳媒發布展覽會的信息，從而達到告知普通觀眾的目的。
