會議利益主體主要包括主辦者、承辦者、與會者。
1)主辦者
主辦者是指對會議活動的組織、管理、協調負主要責任的機構或者個人的統稱.會議都是由主辦者舉行的，主辦者通常包括具有領導和會展管理的職權機關、會議活動的發起者、特定組織的成員、通過一定的申辦程序獲得主辦權的組織。會議的主辦者一般可分為公司、協會和非營利性機構(如政府機關、公眾團體)等.
隨著會議主辦形式的發展，現代會議的主辦還往往涉及相關協辦者或贊助者。
〔1)協辦者。會議活動如有必要，可以在主辦者之外，確定若協辦者對會議活動應承擔民事連帶責任.會議協辦的方式主要有以下幾種:
[1]經費資助，即協辦者向主辦者提供一定的經費支持.
[2]名義使用，即協辦者允許主辦者以自己的名義舉辦會議.
[3]智力支持，即協辦者向主辦者提供咨詢、策劃等智力支持.
[4]物資援助，即協辦者向主辦者提供舉辦會議必需的物資.
[5]人力保障，即協辦者向主辦者提供舉辦會議所需的會務人才支持，包括臨時借調工作人員、招募志愿者等.
[6]工作分擔，即協辦者分擔主辦者的一部分組織工作。這種情況下，主辦單位與協辦單位的分工必須明確.協辦可以是無償的，也可以是有償的。
(2)贊助者.在舉辦一些大型會議活動時，爭取贊助是解決會議經費問題的有效辦法.贊助的方式可以是提供資金，也可以是免費或優惠提供場地、設備和其他會議用品.贊助者也可以是協辦者，但兩者在法律責任上有所區別，前者負民事法律上的連帶責任，后者則不承擔民事責任.贊助者通常可以獲得會議活動的會徽、吉祥物、名稱的使用權。
2)承辦者
具體落實會議組織任務的機構或個人稱為會議承辦者，會議承辦者既可以來自主辦者內部，也可以來自主辦者外部。承辦者對主辦者負責，具體職責由主辦者決定或協商談判確定。
內部承辦者往往是來自會議主辦組織中的成員，通常會設立一個‘秘書處或籌劃委員會，專門處理會議的策劃、籌備和管理工作.秘書處或籌劃委員會要負責確定會議目標、為會議選址、定義與會人群、確定會議時間、調配資源、安排人員、批準預算等.
外部承辦者通常是會議或相關行業中的專業人士，如專門提供會議承辦服務的會展公司或旅行社。隨著會議中介服務的發展，有越來越多的主辦者將會議委托給中介公司籌辦，這樣，會議中介公司就成為具體承辦者.此外，會議的承辦涉及為會議提供各種服務和物資的供應商，其中包括酒店、會場、旅行社、航空公司、公關組織、印刷公司、貨運公司，甚至電工等。會議的主辦者將這些服務項目承包出去，這些機構也就成了具體的承辦者.
3)與會者
與會者是指參加會議活動的對象，通常又稱為會議成員、參加者或注冊者.與會者是會議活動的主體，是會議活動成功與否的重要因素.與會者數量的多少決定了會議規模的大小，與會者的人數越多，會議的規模越大。
與會者的類型包括正式成員、列席成員、特邀成員、旁聽成員，如貴賓就是會議的特邀成員，會議通常借貴賓的知名度來擴大會議的影響，貴賓可以是官員、影視明星或公眾名人.貴賓通常會受到特殊的對待.
