1）會展策劃的特點
會展策劃具有針對性、系統(tǒng)性、變異性、可行性等特點。
1.針對性
會展策劃是具有針對性的活動。
它是會展理論在會展活動中的具體運用。在進(jìn)行會展策劃時，應(yīng)首先明確會展活動應(yīng)達(dá)到什么目的，它是針對什么問題而舉辦的會展。比如，有的會展以特定消費群體的生活方式為依據(jù)，具有鮮明的主題，這就要求在進(jìn)行策劃時必須圍繞主題組織展品、開展活動。
2.系統(tǒng)性
會展策劃是對整個會展活動的運籌規(guī)劃，因此具有系統(tǒng)性的特點。
系統(tǒng)性表現(xiàn)在策劃時要針對會展的各個方面各個環(huán)節(jié)進(jìn)行權(quán)衡，通過權(quán)衡，使企業(yè)目標(biāo)特別是通過參展而實現(xiàn)的企業(yè)市場營銷目標(biāo)具有一致性，使其在產(chǎn)品、包裝、品牌、價格、服務(wù)、渠道、推銷、廣告、促銷、宣傳等方面保持統(tǒng)一性。系統(tǒng)性可以減少會展策劃的隨意性和無序性，提高效率。
隨看會展理論研究的不斷深入，近年來有學(xué)者堤出"立體策劃"的概念，可以說是會展策劃系統(tǒng)性的一種表現(xiàn)。
3.變異性
《孫子兵法》中說：“兵無常勢，水無常形，能因敵變化而取勝者，謂之神”。這里的"神"是指戰(zhàn)術(shù)上的靈活性、變通性。市場永遠(yuǎn)是千變?nèi)f化的，會展策劃也必須充分考慮到市場的變化。例如，2003年春，突如其來的"非典”疫情打亂了幾乎所有的會展計劃，作為會展的策劃者必須有充分的應(yīng)對措施，才能適應(yīng)這個變化。據(jù)悉，由于SARS的重創(chuàng)，中國會展業(yè)當(dāng)年損失40億元人民市，占會展全年收入的1/2。然而，當(dāng)年的廣交會開拓網(wǎng)路展覽，言網(wǎng)上展覽成交額達(dá)2.18億美元，中國會展人首次學(xué)會了對危機說“不“。
變異性強調(diào)對市場環(huán)境的適應(yīng)性，它是為了更有效地實現(xiàn)既定的戰(zhàn)略目標(biāo)。
4.可行性
可行性是指會展策劃方案在現(xiàn)實中要切實可行。沒有可行性的策劃方室寫得再美也只是紙上談兵，一般說來，會展策劃方案必須經(jīng)過分析論證才能實施。分析論證策劃方案的可行性主要圍繞策劃的目標(biāo)定位、實施方案以及經(jīng)濟效益等主要方面進(jìn)行。
2）會展策劃的作用
對于展覽的組織者來說，會展策劃是會展運作的核心環(huán)節(jié);對于參展企業(yè)來說，會展策劃提供的是總體策略和具體計劃。
會展策劃的重要作用主要有5點。
1.戰(zhàn)略指導(dǎo)作用
戰(zhàn)略指導(dǎo)作用是指會展策劃能為會展活動提供總體的指導(dǎo)思想。
譬如在展覽場地、展會規(guī)模、展會的主題及時間的安排、展會品牌、主要合作伙伴(行業(yè))等方面，策劃部門都要事先提供指導(dǎo)。
2.實施規(guī)劃作用
實施規(guī)劃作用是指會展策劃能為會展活動提供具體的行動計劃。
3.進(jìn)程制約作用
進(jìn)程制約作用是指會展策劃能安排并制約會展活動的進(jìn)程。
4.效果控制作用
效果控制作用是指會展策劃能預(yù)測、監(jiān)督會展活動的效果。
5.規(guī)范運作作用
規(guī)范運用作用是指會展策劃能使會展運作趨于科學(xué)、合理、規(guī)范。
