前提對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)(諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目)中得到他們想要的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況(比如突發(fā)的疾病、家庭危機(jī)或其他個人麻煩等)。另外，還要解決隨時都有可
能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢?有九點值得注意:
一、確立明確的目標(biāo)。對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，都要有一個明確的目標(biāo)—通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的商業(yè)平臺，并且能回報投資，這是承辦方必需要了解清楚的。
二、完善信息的采集與分析。信息的收集極為重要，這其中包括:了解客戶的需求、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、了解會議涉及的行業(yè);行業(yè)的專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容，更要充分分析自己的不足等。
三、追求不斷的創(chuàng)新。每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、制定周密的計劃。無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理。在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有隨機(jī)應(yīng)變的能力。
六、結(jié)束總結(jié)。成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃;積極的談判和交流的技巧;規(guī)范的操作和財務(wù)管理;優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值?什么是你公司的投資收益?與會者明年還會參加你的會議嗎?將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議方案中。
七、不要省小錢犯大錯。保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。
八、顧客永遠(yuǎn)是第一位的。你的顧客會付賬給你，因此他們必須要感受和接受參會的價值，體會到此次會議的重要性。
九、合理控制成本。在保證會議接待質(zhì)量的前提下合理控制會議成本，是在激烈的會議接待業(yè)務(wù)競爭中處于不敗之地的不二法門。
