我國在確立建立社會主義市場經(jīng)濟體制以來，特別是加入WTO以后，展會如雨后春筍般迅速發(fā)展起來。目前已形成一個新興的展會產(chǎn)業(yè)，因為它顯著的功能作用以及目前的水平、前景，被社會稱為“朝陽產(chǎn)業(yè)”。它的功能作用是顯著的，發(fā)展前景是可觀的。然而目前的總量小，對GTP的貢獻率僅占0.05%，與發(fā)達國家(如德國)的0.5%相比相差甚遠;水平低，效果、效率、效益都有待提高;無序惡性競爭激烈，正處在“春秋戰(zhàn)國”時代，缺乏引導(dǎo)規(guī)范。在這種情況下，認清它的功能作用，把握好參展、辦展策略，對于運用好展會、辦好展會，促進展會業(yè)的健康發(fā)展，都具有重要的現(xiàn)實意義。本文根據(jù)目前國內(nèi)外的有關(guān)資料結(jié)合大美國際資訊多年來辦展的一些實踐經(jīng)驗，進行綜合分析研究，側(cè)重對展會在市場營銷中的功能作用及參展、辦展策略談一些看法和建議。
一、展會的功能作用
它具有一般營銷溝通工具的共性：廣告、促銷、直銷、公共關(guān)系等。
它還具有顯著特性：展示品牌和形象;生產(chǎn)商、批發(fā)商、分銷商交流溝通貿(mào)易的匯集點;調(diào)查觀察有關(guān)信息的場所。幫助參展商、客商準(zhǔn)確把握行業(yè)發(fā)展趨勢，制訂符合實際的生產(chǎn)、經(jīng)營戰(zhàn)略、策略和計劃;它是低成本的營銷中介體。據(jù)有關(guān)資料介紹，就尋找一個客戶的平均費用，它與推銷員推銷、公關(guān)推銷、廣告推銷等手段相比是1：6。顯然優(yōu)于其它手段。以上這些功能作用，是參展商、客商青睞展會的客觀基礎(chǔ)，也是辦展商辦好展會的立足點。
此外，它常常被用來展示城市、行業(yè)等成就、形象、環(huán)境，作為宣傳、招商引資的一種有效手段。它還能給展地的旅館、餐飲、交通運輸、旅游、電訊等多個行業(yè)帶來綜合效益。這是政府支持展會、有的還主辦展會的主要原因。
二、參展策略
充分認清展會的功能作用，采取正確的策略，是參展成功的關(guān)鍵。
(一)應(yīng)全面系統(tǒng)地做好各個環(huán)節(jié)的工作。會展是一項極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要想?yún)⒄谷〉贸晒?，必須全面系統(tǒng)地做好各個環(huán)節(jié)的工作。從制訂計劃、市場調(diào)研、展會、展位選擇、展品征集、報關(guān)運輸、客商邀請、展場布置、廣告宣傳、人員選配培訓(xùn)、會前會中會后活動安排，組織成交、直至展品運回等，是相互聯(lián)系互相影響的有機整體。每項工作的成果都會影響整個參展的效果，每項工作的缺失或失誤都會影響整個參展的成敗。認真系統(tǒng)地做好每個環(huán)節(jié)的工作，將會使參加會展成為營銷計劃中最省成本的組成部分。
(二)應(yīng)把握要點。根據(jù)現(xiàn)有成功經(jīng)驗，一般應(yīng)重點抓好以下幾個環(huán)節(jié)：
1、明確參展目的，避免盲目性。
2、選好展會，主要應(yīng)考慮兩方面的因素：一是參展目的;二是展會的情況。展會的因素應(yīng)考慮：1)展會的目標(biāo)市場;2)展會的規(guī)模;3)展會組織者的組織能力(可從招展、組展、展臺建設(shè)等方面考察);4)展會的歷史和影響;5)費用情況;6)展會地點(城市、展館)。應(yīng)把兩方面情況綜合起來進行分析，做到“量體擇衣”。
3、搞好會前活動，如選好并培訓(xùn)參展工作人員、廣告宣傳、客商邀請、展品征集、報關(guān)運輸?shù)取?
4、搞好會中活動，如展位、展臺布置，產(chǎn)品展示、演示，貿(mào)易交流，組織成交，新產(chǎn)品發(fā)布會，經(jīng)銷商年會等。
5、搞好會后活動，如搞好總結(jié)、效果評估、組織續(xù)后貿(mào)易、研究下次參展方向等。
6、有選擇的參加刊展。多數(shù)辦展商會后都印發(fā)會刊，它是展會的補充和配套措施?？赏ㄟ^紙媒體進一步擴大發(fā)揮展會的效果。刊展的效果也是不可忽視的。參展者應(yīng)根據(jù)參展目的和對既往刊展的效果有選擇地參加刊展，達到省時省力省錢效佳的目的。
7、重視網(wǎng)展。目前國內(nèi)一些有條件的展會舉辦者，已經(jīng)開始重視舉辦網(wǎng)展。把它作為展會的補充和配套措施，被稱為不落幕的展會，正在顯示它旺盛的生命力：一、成本低、速度快，成功可能性大;二、大中小參展商機會均等;三、減少營銷中的中間環(huán)節(jié)。它是目前展業(yè)發(fā)展的一道新的風(fēng)景線，隨著電子技術(shù)和電子商務(wù)的發(fā)展，有望成為現(xiàn)代展業(yè)的主體。聰明的參展商應(yīng)不失時機地抓住這道風(fēng)景線，使其提供更好的服務(wù)。
三、辦展策略
辦展最基本的策略是千方百計滿足參展商、客商日益增長的服務(wù)需求，和參展策略相對應(yīng)，努力做好以參展商為核心的展會策劃、整體推介、招展招商、場地選擇布置和一系列的配套服務(wù)等各項工作。根據(jù)展業(yè)目前的狀況和辦展基本的策略，應(yīng)該采取優(yōu)化會展，辦好刊展，發(fā)展網(wǎng)展的總體思路。
(一)優(yōu)化會展，根據(jù)業(yè)內(nèi)有關(guān)專家建議和實際情況，主要應(yīng)該在提高三效(提高效果、提高效率、提高效益)、推進四化(市場化、專業(yè)化、國際化、信息化)方面下苦功夫。
提高效果，會前會中會后為參展商、客商提供優(yōu)秀服務(wù)，最大限度滿足他們的服務(wù)需求，吸引足夠的有效參展商、客商到會，努力促進滿意的成交額和預(yù)后成交額，特別是應(yīng)爭取更多的參展商連續(xù)參展。連續(xù)參展的多少是目前辦展效果的一個集中表現(xiàn)，也是辦展發(fā)展的有效動力。據(jù)有關(guān)資料分析，展會保持一個老客戶和發(fā)展一個新客戶所需費用之比是1：4—5。
提高效率，是指精心組織，合理安排，培訓(xùn)工作人員，減少組織環(huán)節(jié)，避免“人海戰(zhàn)術(shù)”。
提高效益，是指每個展會都應(yīng)精打細算，避免浪費。成功的展會一定是受歡迎并有合理利潤的展會。
市場化，展會是經(jīng)濟行為，辦展都應(yīng)遵循市場經(jīng)濟規(guī)律，制訂并實施商業(yè)計劃書，進行經(jīng)濟核算。
專業(yè)化，專業(yè)化的展會、專業(yè)化的組織、專業(yè)化的人員。防止大囫圇。
國際化，是指逐步與國際慣例、國際規(guī)范技術(shù)接軌。
信息化，是指展會信息如組織方法、文檔與圖片資料數(shù)字化處理、管理與服務(wù)、成效評估(包括參展商、客商和相關(guān)方面對展會的意見反饋的采集、整理和分析)等，逐步做到信息化，科學(xué)準(zhǔn)確迅速，方便客戶，節(jié)約人力。
(二)辦好刊展。進一步改進版面結(jié)構(gòu)設(shè)計，豐富內(nèi)容，提高質(zhì)量，擴大發(fā)行，吸引更多參展商參加刊展。
(三)發(fā)展網(wǎng)展。目前不少辦展組織已經(jīng)認識到它的優(yōu)點和前景，但由于條件和技術(shù)所限，捷足先登者還為數(shù)不多。業(yè)內(nèi)不少有識之士正在積極努力創(chuàng)造條件，可以相信不久它將會形成氣候。
四、研究結(jié)論和建議
綜上所述，可以得出結(jié)論：
(一)展會是低成本的營銷中介體，它具有一般營銷溝通工具的共性，又具有其顯著的特性，在市場營銷中占有重要地位發(fā)揮著重要作用。同時，對展地還具有不可忽視的綜合效應(yīng)。建議生產(chǎn)商、批發(fā)商、分銷商充分重視、運用好展會這個中介體，把它作為營銷戰(zhàn)略的重要組成部分，政府支持它充分發(fā)揮其綜合效應(yīng)。
(二)會展是一項極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，建議參展商要充分重視、全面系統(tǒng)地做好各個環(huán)節(jié)的工作，并把握要點，緊緊抓住重點環(huán)節(jié)。
(三)千方百計滿足參展商、客商日益增長的服務(wù)需求，努力做好以參展商為核心的各項工作，是辦展成功的最基本的策略。建議辦展商采取優(yōu)化會展、辦好刊展、發(fā)展網(wǎng)展的總體思路，努力實現(xiàn)基本策略。
(四)只有參展商、辦展商共同努力，密切配合，做好各自的相應(yīng)工作，才能充分發(fā)揮展會的功能作用，取得共贏之效。因此，建議想方設(shè)法采取措施，進一步加強相互聯(lián)系和有效地合作。
(五)展會業(yè)的發(fā)展提高需要政府的密切協(xié)調(diào)、引導(dǎo)、支持，需要行業(yè)的規(guī)范自律。因此，應(yīng)積極促進政府制訂措施、行業(yè)規(guī)范自律，引導(dǎo)合理競爭，保障其快速健康地發(fā)展。
