展覽招商函的主要對象是展覽的目標觀眾，尤其是對展覽將會起到重要作用的專業(yè)觀眾，招商函的設(shè)計制作應做到精美雅致，與展覽的品牌風格相吻合。若希望境外參展商來參展，則要制作英文版招商函(見圖5一5第二屆中國廈門咖啡展覽會招商函)
1．展覽的基本內(nèi)容
包括展覽名稱、展覽LOGO、展覽時間和地點、展覽主承辦單位、展覽的規(guī)模、本屆展覽的優(yōu)勢和特點、展覽舉辦環(huán)境、展覽配套活動、上屆展覽的客商組成情況、產(chǎn)品分類信息以及展覽組織機構(gòu)的聯(lián)系方式和服務等。
2．展覽的招展招商情況
包括本屆展覽的主要展品、報名參展的知名企業(yè)、招展組織信息、境內(nèi)外專業(yè)觀眾組織、參展重要組團情況以及本屆展覽與上屆展覽的區(qū)別等。
3．展覽相關(guān)活動
現(xiàn)代展覽，特別是規(guī)模較大的展覽，展覽期間都安排了形式多樣的活動，如專題論壇、研討會、說明會、信息發(fā)布會或演講等，招商函要詳細列表介紹與展覽同期舉辦活動的情況，如活動的時間、地點、意義與特點，并告知觀眾如何申請參加此類活動。
4．觀眾登記表
觀眾登記表是展覽招商函的回執(zhí)，主要包括申請觀眾的基本信息，以及參觀的目的、感興趣的行業(yè)、獲知展覽會算途徑等信息。目前，許多展覽為方便觀眾預先登記，在展覽網(wǎng)站上開設(shè)預登記的服務。(見圖5一6第18屆廣州國際照明展覽會在線預登記系統(tǒng))極大地方便了觀眾登記，提高了觀眾組織的工作效率。
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